¿Por qué toda Empresa debe tener un Manual Descriptivo de Puestos?

Licda. Nidia Alvarado Zúñiga

Consultora de Recursos Humanos

El manual descriptivo de puestos es un documento que contiene de forma metódica las funciones, las responsabilidades, habilidades y requisitos que debe tener el ocupante del puesto para que pueda generar los resultados esperados por la empresa.

Pero antes de realizar cualquier paso, se debe analizar el puesto con estas 6 preguntas.

  1. ¿Qué tareas físicas y mentales lleva a cabo el empleado?
  2. ¿Cuándo deberá terminarse el trabajo?
  3. ¿Dónde deberá llevarse a cabo el trabajo?
  4. ¿Cómo realiza el trabajo el empleado?
  5. ¿Por qué se hace el trabajo?
  6. ¿Qué cualidades son necesarias para llevar a cabo el trabajo?

Toda esta información nos hace una referencia a lo que debe contener el puesto.

Realización de un análisis de puesto

Es importante que la persona que esté realizando dicho estudio incluya al supervisor y al colaborador para verificar la información, además es necesario que el analista conozca a profundidad todo lo relacionado a cada puesto, por ello debe ser una persona que genere confianza con las personas.

De la información obtenida se realiza la descripción y la especificación del puesto.

La descripción ayuda a evitar que los colaboradores digan “eso no me toca a mí”,” yo no sabía que eso lo debía hacer cada 15 días”.

¿Qué exactamente debe llevar la descripción?

  • Principales tareas que deben realizarse
  • Porcentaje de tiempo dedicado a esa tarea
  • Condiciones de trabajo
  • Personas a las que tiene a cargo
  • Responsabilidades por equipo, dinero, información confidencial.

El título: Por ejemplo, el primer trabajo de un joven graduado fue en una importante empresa de neumáticos, donde se desempeñaba como asistente del gerente de servicios de distrito. Los deberes básicos del puesto eran descargar los neumáticos de los camiones, verificar el desgaste de las bandas y apilar los neumáticos en vagones de carga; un título más apropiado para el puesto sería el de cargador y verificador de neumáticos.

La especificación del puesto

Conlleva factores que están relacionados con el trabajo, como

  • Requisitos educacionales
  • Experiencia
  • Rasgos de personalidad
  • Habilidades físicas

Actualmente es importante realizar manuales de puestos por competencias, ya que estas aportan una diferencia entre los conocimientos como, por ejemplo: Idiomas, Excel avanzado, Conocimiento de Reforma Procesal Laboral. Etc, y las competencias que son aquellas como, por ejemplo: iniciativa, colaboración, comunicación.

Este manual de puestos por competencia, va ligado a la misión, visión y valores de la empresa, ya que también, se deben establecer las competencias cardinales que hacen referencia a esos valores, y características que la hacen ser diferente de los demás, y que todos en la empresa las deben reflejar día a día en las labores que realizan.

Y por otra parte se encuentran las competencias específicas que se relacionan con el puesto en sí. Estás van de acorde a la jerarquía del puesto, ya que una competencia para un puesto operativo, no es la misma para un puesto de gerencia.

¿Cuáles son los beneficios que aporta la descripción y especificación del puesto?

• Un proceso de reclutamiento y selección más preciso.
• Identificar necesidades de capacitación y desarrollo.
• Tener un sistema de compensación salarial más equitativo.
• Evaluación de desempeño con criterios justos.

¿Qué herramientas utilizar?

  • Cuestionario mediante los formularios en google o presencial.
  • Observación directa, o se puede utilizar cámara de vídeo.
  • Entrevista presencial o virtual con colaborador, jefatura, gerencia.